Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną,
2) korespondencyjną,
3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
Załatwienie spraw może być:
1) tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
2) ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w MBP.
Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każda sprawa załatwiana jest oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) – do podpisania.
Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, ze sprawą postępuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.
Pisma i wnioski można składać:
- osobiście w sekretariacie Biblioteki,
- za pośrednictwem poczty,
- pocztą elektroniczną
- faksem.